Webinar organiseren? De noodzaak van een goede voorbereiding
De term webinar heeft tijdens Corona aan populariteit gewonnen. Bijna iedereen weet wat de term webinar betekent, als live online vervanger van de term seminar. De afgelopen 1,5 jaar heb ik veel klanten geholpen die, met name door de beperkingen van Corona, de switch hebben gemaakt van de meer traditionele zaal met sprekers naar een live online (Zoom) webinar. We zien nu dat de lijn van webinars wordt doorgetrokken, ondanks de versoepelingen rondom Corona, om met kleine groepen weer fysiek bij elkaar te komen tijdens kleinschalige seminars. Persoonlijk denk ik dat er bij webinars en seminars sprake zal zijn van een toekomstig hybride landschap, waar online webinars worden afgewisseld met fysieke seminars in kleinere groepen. Een webinar organiseren is geen sinecure. Er komt heel wat bij kijken om online een interessante, geoliede en kundige webinar te organiseren. In onderstaande neem ik jullie graag mee in enkele facetten die volgens mij van belang zijn om een succesvol webinar te organiseren.
Doelstellingen en doelgroep
Door de enorme vlucht van webinars is de keuze reuze. Bedenk vooraf goed waarom je een webinar wilt geven en welke doelstellingen je wilt bereiken. Dat is van groot belang en de rode draad om in actie te komen. Bezint eer gij begint is hier dus zeker op zijn plaats. Wij van 4Webcom denken graag met jou mee.
Zorg er tevens voor dat je een aansprekend thema hebt en dat je de juiste doelgroep in kaart brengt. Een opvallende aankondiging en makkelijke inschrijfprocedure triggert de doelgroep. Uiteraard hebben bekende aansprekende sprekers vaak een aantrekkingskracht op het online publiek. De doelgroep is vaak het beste via een multi channel aanpak te bereiken. Anders gezegd, gebruik hiervoor social media kanalen, allerlei andere kanalen waarin de doelgroep zich bevindt en natuurlijk je eigen database van relevante klanten.
Vraag ook of de bestaande klanten die jij uitnodigt ook hun eigen relaties attent willen maken op jouw webinar. Dat is gratis PR. Ik zie vaker dat organisaties een soort van tweetrap aankondiging hanteren, namelijk eerst vroegtijdig een meer algemene aankondiging en inschrijving om vervolgens bij de tweede ronde meteen de “klik hier voor de deelname link” te vermelden. De kracht van de herhaling is hier zeker op zijn plaats. Bovendien is het een prima reminder van jouw webinar en de dag van organiseren. Diverse software programma’s zoals Zoom hebben zeer uitgebreide opties om de registratie en bijbehorende email correspondenties te verzorgen. Van open webinars waar iedereen welkom is, tot en met een lijst van (op maat) vragen om de doelgroep te filteren en nog beter in kaart te brengen. Dat biedt nog meer informatie over de deelnemers maar kan ook als showstopper werken omdat men geen zin heeft om de extra vragen te beantwoorden, alvorens de deelname link te krijgen.
Wanneer en gratis?
Volgens sommige aanbieders van webinars is het organiseren van een webinar het beste aan de “randen van de dag”. Denk hierbij aan het begin van de dag zo rond 10:00 uur of aan het einde van de dag, vanaf 17:00 uur. Dat is ook weer afhankelijk van het feit of je te maken hebt met tijdzones uit verre landen. Natuurlijk is het organiseren van een webinar tijdens feestdagen of vakanties gedoemd te mislukken. Niet doen dus. Ondanks veel aanmeldingen op het door jou gekozen tijdstip en dag moet je altijd rekening houden met afvallers. In de praktijk schommelt het percentage van aangemelde deelnemers die alsnog niet komen opdagen tussen de 10 en 25%, soms wel eens 40% als het plotseling heel mooi weer is en de zon het wint van de laptop. Dit percentage wordt ook beïnvloed door de vrijheid van deelname. Immers, voor sommige webinars moet je een bedrag betalen om aanwezig te kunnen zijn en dan zie je een hoger opkomstpercentage. Anderzijds kan het vragen van geld ook een drempel opwerpen om je überhaupt aan te melden. Je zou ook kunnen starten met een gratis en algemeen kennismakingswebinar, om bij vervolg en meer diepgang een kleine bijdrage te vragen. Ook hier is het weer de vraag voor welke doelgroep en wat wil je uiteindelijk bereiken. Het vragen van een bijdrage kan ook juist stimulerend werken voor deelnemers om de aangeboden webinar kennis in een selecte groep tot je te nemen. Aan jou de keuze.
Interactie met je doelgroep
Naast de reeds genoemde aansprekende sprekers is het goed om vooraf na te denken over de wijze waarop je met je doelgroep op afstand wilt communiceren. Je kan kiezen voor een recht toe recht aan benadering dat in de buurt komt van TV op internet. Persoonlijk spreekt mij deze wijze van recht toe recht aan benadering minder aan. Ieder zijn keuze.
Maar als je toch nadenkt over het betrekken van je doelgroep tijdens het webinar, dan zijn er diverse opties. Tot op heden ben ik vooral actief geweest met Zoom webinars en die hebben zeker goed nagedacht over diverse mogelijkheden om tijdens het webinar je deelnemers te bereiken. Zo kan je in Zoom webinars een polling starten, chatten met bepaalde sprekers, een geavanceerde live Q&A gebruiken, een mondelinge vraag stellen of zelfs als spreker in beeld komen om je vraag toe te lichten. Kortom, mogelijkheden te over. Bedenk echter wel dat deze interacties een goede voorbereiding en oefening vergen, zowel voor de host als ook voor de sprekers. Laatstgenoemden hebben nogal eens de neiging om er een “last minute” deelname van te maken. Ik adviseer sterk om alle sprekers vooraf samen te laten oefenen in een testbijeenkomst.
Tot slot heb je ook nog de optie: “enable practise session” in Zoom. Hiermee kan je direct voorafgaand aan het webinar met de gehele crew een laatste test doen en blijft de “deur van de webinar zaal” nog even gesloten. Ook voor de vroege vogels die al zijn ingelogd. Zodra jouw webinar start is het raadzaam om in het kort richting de deelnemers aan te geven voor welke interacties jij hebt gekozen en hoe je deze kan gebruiken. Let wel, het is aan jou als host (organisator) om een keuze te maken om weinig of juist veel interactiemogelijkheden in te zetten. Oefening baart kunst om deze op een juiste manier en goed getimed in te zetten!
Eindoordeel publiek
Je kan zelf een goed gevoel hebben over jouw webinar, maar beter is om na afloop een korte survey op te starten. Hierin kan je enkele vragen stellen over de beleving van jouw webinar, de wijze van interacties, het niveau van de sprekers, de organisatie en de duur van jouw webinar. Vooraanstaande software programma’s hebben een dergelijke survey standaard in hun bestand. En alsof dat alles nog niet voldoende is kan je na afloop van je webinar in de (Zoom) software backend nog diverse informatiebronnen raadplegen over lengte en tijdstip inlog, aantal deelnemer, Q&A vragen die zijn gesteld en meer. Handig voor de evaluatie van je webinar.
Nog professioneler?
Webinars zijn er in diverse soorten. Van zeer schaalbare volledig online webinars tot en met een webinar vanuit een studio. Volledig online heeft vele voordelen qua kosten en organisatie. Iedereen kan gemakkelijk van zijn of haar werkplek inloggen en meedoen, hetzij als spreker, host of als deelnemer. Maar eerlijk is eerlijk, de streaming vanuit een studioachtige omgeving is van hogere kwaliteit dan het benutten van een webcam bij uitsluitend online streaming. Daarentegen zijn de kosten van een studio opstelling hoger. Wij als 4Webcom beschikken over drie basis opties. Allereerst kunnen wij jou aansluiten op de Zoom webinar software en naar wens geheel of deels begeleiden voorafgaand, tijdens en na afloop van het live online webinar. Een tweede mogelijkheid is onze “busje komt zo” formule ten behoeve van een webinar op locatie. Wij kunnen regelen dat er een crew met alle apparatuur en middelen, zoals een green screen, naar jouw locatie komt, alles opbouwt om van daaruit een webinar te organiseren. Geheel ontzorgen en begeleiden van de klant op zijn/haar eigen locatie. Gemakkelijker kan het bijna niet. Als derde optie kan je ook via 4Webcom een fysieke studio ergens in Nederland benutten. Wij zorgen ervoor dat alles klaar staat voor het organiseren van jouw webinar inclusief de crew voor begeleiding. En voor de deelnemers op afstand blijven de eerder genoemde interacties mogelijk.
Heb je nog verdere vragen? Of ben je voornemens om via 4Webcom een of meerdere (Zoom) webinars te organiseren? In welke variant dan ook. Dan willen wij jou graag van dienst zijn. Neem gerust contact met ons op voor een eerste verkenning.
